薪資證明怎麼開？申請流程、範本格式、勞基法規定完整解析

申請貸款、辦信用卡、租屋時，銀行或房東常要求提供薪資證明。薪資證明是勞工權益的重要保障，卻很多人不清楚該向誰申請、有哪些格式。《比薪水》完整說明薪資證明的申請方式、勞基法規定、實用範本！

什麼是薪資證明？

薪資證明就是證明個人收入的文件，最常見的就是每月發放的薪資單、薪資明細或薪資條。這些名稱指的都是同一份文件，用來記錄當月薪資的詳細項目。

薪資證明通常包含：

• 基本薪資
• 加班費
• 各項津貼補助
• 勞健保扣除額
• 實領金額

員工可以用薪資證明向銀行證明收入能力，也能用來核對公司是否正確計算薪資。

公司可以開薪資證明嗎？

公司可以開立薪資證明。根據《勞基法》第 23 條規定，雇主必須提供工資各項目計算方式明細給勞工。這是法律強制規定，公司不能拒絕。

《勞基法》第 23 條第 2 項也明文規定：「雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資計算項目、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。」

如果公司拒絕提供，勞工可以向地方政府勞工局申訴，雇主可能面臨新台幣 2 萬元以上、30 萬元以下罰鍰。

公司沒提供薪資證明怎麼辦？

根據《勞動基準法施行細則》第 14-1 條，雇主提供的薪資證明必須是勞工可以隨時取得並列印的形式。可以是：

• 紙本薪資單
• 電子郵件
• 人事系統下載
• 通訊軟體傳送

如果公司完全沒有提供薪資證明，員工可以：

• 向公司反應：詢問主管或人資部門，說明需要薪資證明的理由。
• 書面申請：以書面方式向公司提出申請，保留證據。
• 申訴勞工局：如果公司拒絕提供，可以向地方政府勞工局檢舉。

薪資證明怎麼開？

要開立薪資證明，你可以向「公司」或者「銀行」申請。

向公司申請薪資證明

如果公司每月會固定發放薪資單，員工不需要另外申請，直接使用每月的薪資證明即可。但要是公司沒有提供，或需要補發過往月份的明細，可以向人資或會計部門申請。

申請時通常不需要特別準備文件，直接口頭或透過公司系統申請即可。有些公司可能會要求填寫申請表格，說明用途。

領現金能申請薪資證明嗎？

如果是領現金的工作，公司照樣必須提供薪資證明。就算沒有銀行轉帳紀錄，雇主仍需依法製作薪資單給員工。

若公司連薪資袋都沒有，員工可以：

• 下載勞動部提供的「工資各項目計算方式明細參考例」。
• 請公司填寫並蓋上公司大小章。
• 搭配在職證明一起使用。

向銀行申請薪資證明

除了公司提供的薪資單，以下銀行文件也可以作為薪資證明：

• 薪轉存摺：攜帶存摺到銀行更新記錄，存摺上會顯示公司每月固定轉入的薪資金額。這是最簡單的方式，不需要額外申請。
• 薪資轉帳記錄：向銀行申請帳戶的交易明細，可以臨櫃或透過網路銀行下載。記得攜帶身分證和存摺。
• 銀行月結單：銀行每月寄給客戶的對帳單，上面記錄了所有交易紀錄。可以向銀行申請紙本或電子檔。

申請薪資證明需要哪些文件？

薪資證明用途廣泛，所需文件會因申請對象而異。

向公司申請薪資證明

通常不需要準備文件，直接向人資或會計部門提出即可。少數公司可能會要求填寫申請表格，說明申請目的、用途。

向銀行申請薪資證明

至銀行申請薪資證明前，建議先確認銀行所需之文件。通常需要攜帶：

• 身分證明文件（身分證、駕照、護照）
• 薪轉帳戶存摺
• 印章（部分銀行臨櫃辦理需要）

薪資證明有哪些種類？

• 薪資單：公司每月發放的薪資證明，是最正式的薪資證明。通常會詳列各項收入和扣款項目。
• 薪資袋：早期公司會把現金裝在信封袋裡發放，袋子上寫有員工姓名、工號和薪資金額。現在比較少見，主要出現在小型企業或工讀生。
• 薪轉存摺：存摺上顯示公司每月固定轉入的薪資。這是最簡單的證明方式，銀行通常會接受。
• 扣繳憑單：公司在每年報稅前會提供的文件，記錄全年度的薪資總額和扣繳稅額。可以證明年收入，但無法呈現每月薪資細節。
• 在職證明：由公司開立的證明文件，記載員工的任職期間、職稱、薪水。通常需要搭配薪資證明一起使用。

電子薪資單有法律效力嗎？

許多公司採用無紙化政策，透過 E-mail 或人事系統提供電子薪資單。只要員工可以取得、列印，電子薪資單的法律效力跟紙本完全相同。

使用電子薪資單時要注意：

• 確認可以下載列印
• 檔案格式建議用 PDF，避免被竄改
• 定期備份重要月份的薪資證明

薪資證明範本

標準的薪資證明應該包含以下項目：

公司基本資訊

• 公司名稱
• 統一編號
• 聯絡電話
• 地址

員工資料

• 姓名
• 員工編號
• 職稱

薪資明細

• 底薪
• 加班費（時數及金額）
• 職務加給
• 各項津貼
• 全勤獎金
• 應發金額小計

扣款項目

• 勞工保險費
• 健康保險費
• 所得稅
• 其他扣款
• 扣款金額小計

實領金額

• 應發金額−扣款金額＝實領金額

發放資訊

• 發放日期
• 薪資所屬月份

薪資證明要蓋公司章嗎？

薪資證明不一定要蓋章，因為是公司例行提供給員工的文件。但如果是特別申請的薪資證明，或要提供給銀行、政府機關等外部單位，建議請公司蓋上大小章，提高文件的公信力。

蓋章的位置通常在薪資證明的右下角或公司名稱旁邊。如果搭配在職證明一起使用，兩份文件都要蓋章。

薪資證明的用途有哪些？

財務管理

每月核對薪資證明，可以確認公司是否正確計算薪資。檢查項目包括：

• 加班時數與加班費是否相符
• 津貼是否正確發放
• 勞健保扣除金額是否合理
• 實領金額與銀行入帳是否一致

稅務申報

報稅時需要核對扣繳憑單的正確性，薪資證明就是最好的對照資料。如果發現扣繳憑單的金額有誤，可以拿薪資證明向公司反應。

貸款申請

申請房貸、信貸、車貸時，銀行會要求提供財力證明。薪資證明是最直接的收入證明，通常銀行會要求提供最近 3 到 6 個月的明細。

勞資爭議

如果發生薪資少付、加班費計算錯誤等勞資糾紛，薪資證明就是重要的證據。《勞基法》規定雇主應保存工資清冊 5 年，員工也應該自己保留的薪資證明。

失業給付

離職後申請失業給付時，需要提供離職前 6 個月的薪資證明。薪資證明可以作為計算投保薪資的依據。

薪資證明該保存多久？

建議至少保存 5 年。理由是：

• 《勞基法》規定雇主應保存工資清冊 5 年
• 勞資爭議的追溯期通常是 5 年
• 重要的財務文件長期保存比較安全

可以將紙本薪資單掃描成電子檔，或直接儲存公司提供的電子薪資單，分類歸檔後妥善保管。

薪資證明是勞工的基本權益。無論是申請貸款或處理勞資爭議，了解如何申請、檢視薪資證明的內容，才能自我保障！

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