事情做不完總是在加班,六招帶你有方向做「最對的事」

文/經理人的職場工作術,轉載自方格子 (查看原文請點此

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每天工作到深夜、假日加班,是許多人的生活和工作寫照。面對接踵而至的工作,只得把許多重要的、想做的、感興趣的事拋在一旁。

想解決「事情做不完」的困擾,根據《其實你做太多了!》一書作者費格斯.奧康奈爾(Fergus O'Connell)的分析,方法並不是挖出「更多時間」,而是「不要做那麼多事」,如此才能確保足夠的時間精神去完成「對」的事情。

少做事,並不代表偷懶,而是指「有方向」地做事。奧康奈爾指出,想像你有一個濾網,能夠篩選所有朝你而來的事情,其中只有部分能夠穿透出來,到達你手邊。這些經由各種標準判斷、過濾後而僅存的事項,就是真正重要、有價值的事,不但可以讓你的工作少一些,還能確保你取得相同或更多成果。

如果想重新找回工作與生活之間的平衡,不妨參考以下技巧,試著建立起屬於自己的「篩檢濾網」,以擺脫時間不夠用、事情做不完的窘境。


1 要:巧妙說「不」

許多人都有類似的經驗或困擾──有人請求協助時,即使不願意,還是勉為其難地答應,結果卻耗盡了自己寶貴的工作時間。

因此,學會拒絕、養成「如何不做這件事」的心態,就格外重要,舉凡用禮貌但堅定的口吻婉拒(例如,請對方找別人幫忙、向對方說明你無法協助的理由),或換到一個別人找不到的工作場所(例如,無人使用的會議室),都是很好的方式。

此外,對於也很容易干擾工作進行的電話、e-mail,工作者也可在一天的行程中,安排2~3個「連絡時間」(只在此時打電話或收信),其餘時段則一概對電話與郵件說「不」,便能為自己保留較為完整的工作時間。


2 要:嚴格建立優先順序

一天之中,假如未完成當天「最重要」的事,縱使完成了其他所有工作,也無法產生最大效用。為了確保最重要的事,能夠最優先被完成,奧康奈爾寫到,可先列出所有待辦事項,然後自問:「如果我只能做這張清單的其中一件事,那會是什麼?」
不過,要是事情很多,無法釐清順序時,則可請主管協助分類,避免毫無頭緒地進行工作。


3 要:事前做好執行計畫

一項好的計畫應該要能夠回答「做什麼事」「需要準備什麼」「由誰來做」「備案是什麼」這4個問題。奧康奈爾認為,再怎麼簡單的事情,也都是由一連串的步驟或程序所組成的,因此如果在正式投入前,就先想清楚接下來可能的行動、需要的人力、工作量等,不但能夠順利連結每一個階段的作業,節省工作時間,也能減少意外及失誤的發生,降低臨時救火的頻率。

「好忙!好忙!每天都要加班。」你也是這樣嗎?有沒有想過,問題可能出在自己身上!曾任職於豐田汽車的原正彥提出了一個有違常理的看法:人之所以經常加班,是因為「時間太多」。當你「有時間」上網、跟同事聊天、做一些不重要也不急迫的事,自然「沒時間」工作。避免以下3種常見情境,幫自己脫離瞎忙的輪迴。


4 要:把速度調快 25%

有些人加班是因為工作真的超量,但也有些人加班反而是因為他「有時間加班」,原本全力以赴兩小時能完成的任務,因為還有時間就放緩步調,只拿出 50% 的力氣,最後花了 4、5 個小時才完成。

為了避免這種狀況,原正彥試驗出了「 25% 規則」,就是將「預設工時縮短1/4 」,原定 8 小時的任務, 6 小時內就要完成,說不定在時間壓力下,還會找出更好的方法。如果擔心自己給自己的壓力沒什麼效用,你可以在截止期限後安排約會,為了不失約,逼迫自己加快步調。


1 不:不再將完美主義當作藉口

不少「完美主義者」的工作速度總是慢半拍,原因是他們會花時間在次要的細節上,像是報告的字體格式、用字譴詞等。原正彥觀察到,多數主管其實更喜歡「做事快的人」,因為時間拖愈久、壓力愈大。

即使快速回覆可能會有小失誤,主管還是寧可快就好,畢竟完美的報告本身不會帶來收益,完美的執行才會。下一次,工作做到 70% 時,就先交給主管檢核,邊做邊改,效率更高。

2 不:不要浪費時間在說服上

「有沒有數據可以佐證呢?」工作者應該常聽到主管提出類似的問題。然而,這卻可能工作效率差的元兇之一,因為蒐集資料很花時間,而且環境變動快速,以前的數據未必適用於現在。與其花時間說服別人採納你的建議,不如讓事實說話,能更快達成目標。

下次主管又要你提證據時,你可以回答,「請讓我小規模試驗,再根據結果來判斷。」事實上,Facebook、Google等企業在做決策,也是利用「眼前的實驗結果」,而非「過去的數據」。

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