離職證明怎麼申請？服務證明書又是什麼？搞懂申請流程、法律規定

離職後換工作，人資常要求提供離職證明，也就是「服務證明書」。離職證明不只是證明你曾經任職，還關係到新公司核定職等、薪資的依據。《比薪水》整理離職證明的申請方式、法律保障、沒有離職證明時的處理方法。

什麼是離職證明？跟離職證明書一樣嗎？

離職證明為「服務證明書」的俗稱，是前公司開立的文件，證明員工已經結束勞雇關係，主要用途是向新公司或其他單位證明工作經歷。依照《勞動基準法》第 19 條，只要勞工提出請求，公司就必須開立服務證明書。

離職證明跟離職證明書不同。「離職證明」通常是指「服務證明書」，主要記載任職期間、職務、部門等客觀資訊，用來證明「任職事實」；「離職證明書」則載明離職方式，非自願離職時使用的文件，多半用在申請失業給付或政府相關手續，證明「怎麼離職」。

離職證明一定要給嗎？

依照《勞動基準法》第 19 條：

只要勞工提出請求，公司就必須開立服務證明書，不得拒絕。如果公司拒絕，可以向地方勞工局申訴，雇主可能面臨 2 萬元以上、30 萬元以下罰鍰。

「勞動契約終止」不只指離職當下，離職之後也算。根據《勞動基準法》第 7 條，雇主需保存勞工名卡到離職後 5 年，因此勞工在離職 5 年內都可以申請離職證明。

離職證明會寫離職原因嗎？

離職證明（服務證明書）只能記載客觀事實，不應寫離職原因或員工表現。加入負面描述可能違反《就業服務法》第 5 條，也可能有個資問題。

即使是中性的「自願離職」，也不該放在離職證明。若新公司需要確認離職原因，通常會用其他方式查證，例如 Reference Check。

離職證明怎麼申請？

通常，離職時公司人資會幫你辦理服務證明書。若公司沒有主動提供，勞工可自行提出申請。申請方式沒有法律限制，實務上可用以下方式提出：

• 口頭申請：向人資或主管提出需求即可。不過口頭申請不易留下紀錄，後續如有爭議較難證明，較不建議單獨使用。
• 書面申請：以 Email 或書面提出，最能保留紀錄。內容可寫明：姓名、員工編號、離職日期、用途、需要的份數等。
• 系統申請：若公司有人事系統，也可透過系統送出申請。

法律沒有規定雇主要在多少時間內開立，但原則上應在「合理期間內」提供。若有急用，可以向人資說明狀況，請求加快處理。

公司拒絕開立離職證明怎麼辦？

依《勞動基準法》第 19 條，只要勞工提出請求，雇主就必須開立服務證明書，不得拒絕。因此若公司不予處理，第一步可再次提出申請，並以 Email 或書面方式保留紀錄，清楚說明法規義務。

如果公司仍然拒絕，可以向地方勞工局提出申訴。申訴時需要準備：

• 申請離職證明的紀錄（Email、對話紀錄）
• 在職時的相關證明（薪資單、勞保明細）
• 離職相關文件。

勞工局受理後，會要求公司限期改善，雇主若持續拒絕，可能被裁罰。

沒有離職證明怎麼辦？

如果急需證明工作經歷，來不及申請、公司倒閉或找不到，你可以採取以下兩個步驟：

提供其他證明文件

向新公司或需要離職證明的單位說明情況，並提供：

• 勞保投保紀錄（可至勞保局申請）
• 薪資單
• 工作相關文件（名片、識別證、工作成果）

申請勞保投保紀錄

到勞保局臨櫃或透過「勞保局 e 化服務系統」申請勞保投保紀錄。這份文件會顯示投保單位、投保期間，可以證明工作經歷。

勞保紀錄是否會被新公司接受、視為等同離職證明（服務證明書），取決於公司、單位的政策與審核標準，無法保證完全替代。

離職很久離職證明還能申請嗎？

可以。法律並沒有規定離職證明（服務證明書）的申請期限，只要勞工提出請求，雇主都有義務開立。《勞動基準法》第 7 條規定雇主需保存勞工名卡至離職後 5 年，因此在 5 年內，公司通常都能順利查到資料並開立文件。

申請方式跟一般流程相同，直接聯絡前公司 HR 即可。如果當時的承辦人已經離職，新的人資仍然可以調閱資料開立。

超過 5 年後，公司可能已經不留資料，能否開立會視企業實際保存狀況而定。如果資料已無法查詢，可以改用其他方式證明任職事實，例如：

• 申請勞保投保紀錄
• 提供當時的薪資單或其他工作證明
• 向新公司說明情況

離職證明可以補發嗎？

可以。離職證明（服務證明書）遺失或損毀時，勞工可以再向前公司申請補發，雇主仍有義務提供。申請方式與第一次相同，直接向人資部門提出即可。

部分公司會在文件上加註「補發」字樣，但不影響使用效力。如果本來就知道會需要多份，也可以在第一次申請時一併提出需求，請公司開立多份備用。

離職證明正本被收走怎麼辦？

新公司要求提供離職證明時，通常只需要影本即可。如果新公司要求收取正本，可以：

• 申請多份正本：第一次申請時就向前公司申請多份離職證明正本，分別提供給不同單位。
• 要求退還：詢問新公司是否可以在確認後退還正本。有些公司只是需要驗證文件真偽，確認後會退還。
• 再次申請：如果正本已經被收走且無法退還，可以再向前公司申請補發。

新公司要離職證明的原因是什麼？

新公司要求提供離職證明，主要目的是：

• 確認工作經歷：核對求職者履歷上的工作經歷是否屬實，包含任職期間、職稱、部門。
• 核定薪資職等：參考前一份工作的職稱、年資，作為核定新職位薪資的依據。
• 確認勞健保轉出：確認求職者已經從前公司的勞健保轉出，避免重複投保的問題。

如果一時無法提供離職證明，可以向新公司說明原因，訂下補件時間。大部分公司可以接受求職者先報到，再補交離職證明。

離職證明的保存期限多久？

離職證明（服務證明書）本身沒有法律規定保存期限，勞工可以自行決定要保存多久。不過實務上建議至少保留 5 年，原因如下：

• 《勞動基準法》規定雇主應保存勞工名卡 5 年，超過後公司可能找不到資料，不一定能補發。
• 勞資爭議（例如工資請求）的追溯期通常是 5 年。
• 離職證明是重要的職涯文件，長期保存比較安全。

可以將紙本服務證明書掃描成電子檔，或直接儲存公司提供的電子版本，分類歸檔後妥善保管。建議同時保留紙本正本，以備不時之需。

離職證明是職涯發展的重要文件，了解申請方式、法律保障、應對方法，才能在需要時順利取得文件，保障自己的權益！

好職場難尋，薪資、福利都重要，
馬上下載比薪水 App，找出能久待的好公司！

【延伸閱讀】
不請假才是問題！出勤主義不只拖垮公司，還有你的人生
74% 勞工身心出狀況，82% 支持心理假！職場心理健康迫待關注
年後轉職必看！一份工作要做多久？多久換工作才不會傷履歷？
拿出專業說再見！離職交接清單怎麼寫？（內含免費工作交接範本下載）

文／ 比薪水

比薪水以「翻轉資訊不對稱」與「薪資透明化」為核心理念，打造「以人為本」的薪資查詢服務，幫助台灣求職者們瞭解自身的市場身價，藉此選擇更好的工作機會。